PT. Coca-Cola
Amatil Indonesia merupakan anak perusahaan The Coca-Cola Company yang memiliki
merek dagang Coca-Cola. PT. Coca-Cola Amatil Indonesia telah berdiri dan mulai
berkiprah dalam industri dalam negeri sejak tahun 1927, dimana pada saat itu bernama De Nederland Indische Mineral Water Fabrieck yang kemudian berubah nama menjadi The Indonesian Bottles Ltd. N. V. (IBL) sejak berubah status menjadi perusahaan nasional.
Pada tahun 1971, IBL berubah menjadi nama baru PT Djaya Bevarages Bottling Company (PT. DBBC) yang merupakan pabrik pembotolan modern pertama di Indonesia. Adanya penambahan modal menyebabkan peningkatkan kapasitas pabrik yang diikuti pula dengan penambahan macam produk yang dihasilkan dalam berbagai ukuran kemasan.
Perubahan nama perusahaan kembali terjadi pada 1993, dimana pada saat itu seluruh saham PT. DBBC diambil alih oleh Coca-Cola Amatil Ltd, Australia. PT. DBBC berubah nama menjadi PT. Coca-Cola Amatil Indonesia. Pada tahun 2000, seluruh pabrik pembotolan minuman merek dagang Coca-Cola yang ada di Indonesia resmi bergabung menjadi satu dibawah PT. CCAI. Hingga saat ini tercatat 11 pabrik Coca-cola yang beroperasi di berbagai provinsi di Indonesia.
Peranan Sistem Informasi dalam Perusahaan
PT. Coca-Cola
Amatil Indonesia adalah perusahaan yang berusaha untuk memanfaatkan
perkembangan teknologi dan sistem informasi dalam strategi pengembangan
bisnisnya; Dimana sistem informasi selalu dibutuhkan oleh perusahaan manapun
termasuk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia untuk memproses data yang digunakan
dalam kegiatan operasional bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini
menghasilkan berbagai produk informasi yang dapat digunakan para manajer untuk
membantu pengambilan keputusan.
Pemrosesan
lebih lanjut oleh sistem informasi manajemen biasanya masih tetap dibutuhkan.
Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan dalam bisnis adalah untuk
melakukan proses transaksi bisnis secara efisien, mengendalikan proses
produksi, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan, memperbarui database
perusahaan, dan yang paling penting ialah meningkatkan efektifitas operasional
perusahaan dan daya serap produk perusahaan dalam pasar.
A. Operational
Support System (OSS)
OSS ditujukan untuk memproses
data yang dihasilkan dan digunakan dalam operasi bisnis perusahaan. Aplikasi
ini terbagi dalam sistem yang berbeda. Sistem yang berhubungan dengan transaksi
penjualan dan pengelolaan data master dilakukan oleh aplikasi Basis sedangkan
domain yang terkait dengan transaksi keuangan dan transaksi ke pemasok
dilakukan oleh aplikasi Oracle Finance.
1. Basis
Aplikasi ini dibangun di atas platform AS
400 sehingga sangat teruji dari sisi kecepatan proses dan keamanan data yang
terdiri-dari beberapa modul :
A. Article Master
Modul ini digunakan untuk pemeliharaan data master
produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia. Total produk PT. Coca-Cola Amatil
Indonesia saat ini mencapai 532 produk yang terbagi dalam kelompok produk yang
berbeda.
B. Outlet Master
Modul ini digunakan untuk pemeliharaan data master
pelanggan PT. Coca-Cola Amatil Indonesia. Pemeliharaan mencakup perekaman dan
pengorganisasian data outlet dalam masing-masing segmen yang berbeda. Total
outlet PT. Coca-Cola Amatil Indonesia saat ini mencapai tiga juta dan terbagi
dalam 59 segmen yang berbeda.
C. Order Entry
Modul ini digunakan untuk proses perekaman data
transaksi penjualan ke database penjualan.
D. Sales Accounting & Account Receivable
Modul ini digunakan untuk memposting penjualan dan
penerimaan kas pada pelanggan yang tepat ke dalam jurnal piutang.
E. Inventory Management
Modul ini digunakan untuk mengelola dan mengontrol
inventori yang berkaitan dengan barang jadi (finished good) maupun bahan baku
(raw material).
2. Oracle Finance
Aplikasi ini
dibangun di atas platform Oracle database yang sudah terbukti dan teruji karena
banyak digunakan perusahaan mutinasional yang bergerak di bidang manufaktur
maupun keuangan. Beberapa modul yag ada dalam aplikasi ini, antara lain :
A. Vendor Master
Modul ini digunakan untuk pemeliharaan data master
pemasok PT. Coca-Cola Amatil Indonesia. Pemeliharaan mencakup perekaman dan
pengorganisasian data pemasok dengan total pemasok PT. Coca-Cola Amatil
Indonesia mencapai 300 pemasok.
B. Fixed Asset
Modul ini digunakan untuk mengelola dan mengontrol
semua aset yang dimiliki perusahaan.
C. Purchasing
Modul ini digunakan untuk merekam data pembelian
barang termasuk melakukan kontrol terhadap ketersediaan barang sesuai
permintaan atau kebutuhan setiap departemen agar operasional perusahaan bisa
terjaga.
D. General Ledger
Modul ini digunakan untuk mencatat transaksi jurnal dan
menghasilkan laporan keuangan seperti neraca, laba-rugi, buku besar, dan
jurnal.
B. Management Support
System (MSS)
MSS ditujukan untuk melakukan
dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer di
perusahaan. Sistem pendukung manajemen di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia
terbagi menjadi tiga bagian yaitu :
1. Company Dashboard
Aplikasi ini
merupakan bagian dari Sistem Informasi Eksekutif karena menyediakan informasi
penting dari sumber internal dan eksternal yang mudah digunakan para eksekutif
dan manajer. Informasi yang disediakan terdiri-dari beberapa Key Performance
Indicator (KPI) semua departmen dan disajikan dalam satu laporan agar
memudahkan eksekutif dan manajer dalam proses pengambilan keputusan. Ada
sekitar 30 KPI yang terbagi dalam masing-masing departmen yaitu Sales,
Marketing, Manufacture, Logistic, IT, dan Customer Service.
2.
Hyperion
Essbase
Aplikasi ini
merupakan bagian dari Sistem Pengambilan Keputusan karena memberikan dukungan
informasi dan laporan secara langsung kepada manajer dalam proses pengambilan
keputusan di perusahaan. Ada sekitar 160 cube dan 300 laporan yang bisa
digunakan manajer dalam melakukan analisis perkiraan penjualan, supply/demand,
ketersediaan stok. Di samping itu, aplikasi ini juga mendukung adhoc reporting
dan membantu tim finance dalam perencanaan keuangan dan penentuan anggaran
(Financial Planning and Budgeting). Laporan disajikan secara self-service
sehingga memudahkan manajer atau analis dalam melakukan pengolahan data tanpa
harus melibatkan tim IT.
3.
SQL Server
Reporting Service
Aplikasi ini
merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen karena menyediakan informasi
dalam bentuk laporan statis dan tampilan kepada para manajer dan professional
bisnis. Aplikasi ini bersifat laporan data operasional seperti data penjualan
masing-masing sales office.
Untuk membuat
sistem informasi di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia, seluruh departemen
diharapkan bisa saling bersinergi satu sama lain sehingga memungkinkan antar
departmen di perusahaan dapat mengkoordinasikan dan mengintegrasikan proses
bisnis yang ada. Oleh kerena itu, dibutuhan Sistem Informasi Terintegrasi atau
Enterprise Information System. Pembahasan berikutnya lebih difokuskan pada
pemanfaatan Sistem Pengambilan Keputusan dalam menunjang kegiatan operasional
bisnis perusahaan terutama bagian pemasaran.
Penerapan DSS di Perusahaan
Salah satu metode yang digunakan
untuk melakukan analisis perilaku konsumen adalah Market Based Analysis dimana
mekanismenya harus didahului oleh analisis yang mendalam mengenai data
transaksi pelanggan dengan menggunakan konsep data mining. Penggunaan data
mining ini diharapkan dapat membantu mempercepat proses pengambilan keputusan
bagi manajemen dan memungkinkan perusahaan untuk mengelola informasi yang
terkandung di dalam transaksi menjadi sebuah knowledge. Dengan begitu,
pendapatan perusahaan dapat meningkat dan di masa yang akan datang perusahaan
dapat lebih kompetitif.
Saat ini PT. Coca-Cola Amatil
Indonesia memiliki sistem yang sudah terintegrasi berupa Enterprise Resource
Planning (ERP) yang menunjang seluruh proses bisnis yang ada, namun belum
maksimal digunakan sebagai referensi bagi penetapan strategi pemasaran
perusahaan. Oleh karena itu, peran DSS sangat dibutuhkan untuk menggali dan
melakukan analisis perilaku konsumen terhadap pembelian suatu produk melalui
data historikal transaksi pelanggan selama dua tahun.
PT. Coca-Cola Amatil Indonesia
menjadikan beberapa parameter dalam pengambilan keputusan antara lain, ranking
(peringkat) berdasarkan revenue yang diperoleh di setiap wilayah, penetrasi
pasar, basket index untuk mengetahui persentase pembelian produk PT. Coca-Cola
Amatil Indonesia, market share produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia
dibandingkan dengan produk perusahaan lain, jumlah penjualan produk, dan nilai
penjualan ritel setiap bulan untuk peningkatan penjualannya.
Sedangkan data yang digunakan
adalah data sekunder berupa deret waktu (time series) dengan periode dua tahun
terkahir. Jenis sumber data berasal dari data eksternal perusahaan yang
didapatkan melalui kerjasama antara PT. Coca-Cola Amatil Indonesia dengan
masing-masing outlet melalui trading term yang telah disepakati kedua belah
pihak. Untuk saat ini PT. Coca-Cola Amatil Indonesia telah bekerjasama dengan
outlet seperti Matahari, Carefour, Giant, dan Indomart. Melalui proses training
didapatkan akurasi data mendekati 98% sehingga informasi yang dihasilkan dapat
digunakan untuk membantu proses pengambilan keputusan khususnya untuk mendukung
strategi pemasaran.
Seperti yang dijelaskan
sebelumnya, penerapan aplikasi DSS ini digunakan untuk mendukung strategi
pemasaran dalam melakukan penetrasi pasar sehingga diharapkan perusahaan mampu
mengembangkan sebuah sistem customer profiles. Harapannya perusahaan mampu
membuat dan melakukan promosi yang efektif berdasarkan segmen pasar yang sesuai
sehingga target penjualan akan mudah tercapai dan tidak kalah bersaing dengan
kompetitor. Matrik komponen sistem informasi manajemen yang digunakan
perusahaan dapat dilihat pada lampiran. Beberapa aktivitas pada sistem informasi
tersebut sebagai berikut :
A. Aktivitas Input
Aktifitas input dalam aplikasi dilakukan oleh tim
master data. Data yang dimasukkan adalah data produk, data pelanggan, data
supplier, dan data transaksi penjualan. Pelaksanaan input data tersebut tentu
membutuhkan sumber daya berupa hardware dan jaringan seperti monitor, keyboard,
mouse, CPU, wireless, dan LAN. Selain itu, sumber daya berupa software juga
dibutuhan oleh sistem. Software yang digunakan input data dikembangkan oleh PT.
Coca-Cola Amatil Indonesia sendiri dengan memanfaatkan operating system Windows
dan Database Management System (DBMS) seperti Oracle Database. Master data
officer sebagai SDM memiliki hak akses ke aplikasi untuk input data berupa data
produk, data pelanggan, data supplier, dan data transaksi penjualan. Master
data officer juga dibutuhkan untuk menjalankan proses lain seperti proses data
cleansing sebelum data tersebut bisa diolah ke proses selanjutnya, yaitu proses
penggalian data (data mining).
B. Aktivitas Pemrosesan
Aktivitas proses pengolahan data dalam aplikasi
membutuhkan sumber daya hardware dan jaringan berupa network server, monitor,
CPU, keyboard. Kebuthan server untuk aktivitas ini juga memerlukan memory
minimal 200 GB, media penyimpanan 10 TB, dan CPU 16 core. Selain itu, kebutuhan
software untuk pemrosesan data dikembangkan oleh perusahaan dengan memanfaatkan
operating system Windows dan Oracle Database. Business Intelligence Specialist
dan Database Administrator (DBA) tentunya dibutuhan untuk memonitor apabila
terjadi kendala saat pemrosesan data berlangsung.
C. Aktivitas Output
Semua
proses yang dilakukan selama aktivitas input dan pengolahan data dilakukan oleh
aplikasi dan akan memberikan output berupa report dengan jangka pelaporan
tertentu. Pada bagian ini, setiap proses telah menggunakan sistem informasi
manajemen. Mesin yang digunakan berupa network server, monitor, keyboard,
mouse, CPU, printer. Media yang dibutuhkan adalah jaringan internet, LAN,
email, serta kertas untuk mencetak laporan.
Kebutuhan
software digunakan untuk mengolah dan menampilkan data menjadi informasi yang
representative berupa tabel, grafik, indikator-indikator. Dalam hal ini
software yang digunakan berupa Oracle Business Intelligence Enterprise Edition.
Dengan menggunakan konsep self-service, pengguna tidak perlu lagi
menggantungkan tim IT untuk menyediakan laporan yang dibutuhkan. SDM yang
terlibat terdiri-dari manajer pemasaran, manajer penjualan, tenaga pemasaran,
dan tenaga penjualan. Produk informasi yang dihasilkan terdiri-dari Market
Share Summary Report, Market Basket Analysis Report, Market Share PT. Coca-Cola
Amatil Indonesia vs Other Companies, Store Ranking Summary Report, Retail &
Sales Price Chart Report.
Dengan informasi tambahan yang
akan dikumpulkan seperti salah satunya demografi pelanggan dan faktor-faktor
yang mempengaruhi kepuasan pelanggan. Adanya DSS ini tidak hanya memberikan
informasi yang dibutuhkan dalam mendukung strategi pemasaran namun juga
memberikan rekomendasi penentuan model strategi pemasaran yang sesuai dengan
kondisi pasar. Meskipun demikian, proses pengambilan keputusan tetap dilakukan
oleh manajemen PT. Coca-Cola Amatil Indonesia dengan tetap memperhatikan
rekomendasi yang diberikan DSS sehingga tercipta strategi pemasaran yang
efektif dan efisien.
Informasi mengenai estimasi
pendapatan konsumen produk juga dapat membantu PT. Coca-Cola Amatil Indonesia
dalam melakukan analisis pola konsumsi konsumen. Di samping itu, informasi
tersebut dapat digunakan untuk penentuan diversifikasi produk (contoh produk
minuman dengan kemasan yang lebih kecil) dan menganalisis sensitivitas harga
terhadap kuantitas penjualan, terutama apabila ternyata produk PT. Coca-Cola
Amatil Indonesia banyak dikonsumsi atau ditargetkan untuk konsumsi individu
maupun kelompok individiu dengan pendapatan menengah ke bawah.
Profil konsumen ini dapat
diperoleh melalui informasi yang ditangkap oleh distributor, seperti program
loyalitas pelanggan untuk Hypermart yang berada di dalam Matahari Grup dengan
adanya Matahari Club Card (MCC). Informasi mengenai profil konsumen dan barang
yang dibeli kemudian dianalisis untuk mendapatkan korelasi pola konsumsi dan
profil demografi pelanggan berdasarkan data input MCC.
Aktivitas Pengendalian
Kegiatan ini merupakan bagian
evaluasi yang dilakukan pihak manajemen terkait dengan penilaian kinerja
masing-masing bagian dalam proses bisnis. Software yang dipergunakan berupa
Microsoft SQL Server Reporting Service dengan prosedur yang dilakukan adalah
melakukan monitoring KPI terhadap laporan yang dihasilkan secara periodik.
Produk informasi yang dihasilkan berupa informasi Data Quality dan Data
Cleansing Report, Key Performance Indicator dari hasil output informasi
aplikasi dengan kondisi aktual yang terjadi di pasar.
Peranan teknologi informasi
memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, seperti mampu meringankan aktivitas
bisnis yang kompleks serta menghasilkan informasi yang dapat dipercaya,
relevan, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami, dan teruji dalam rangka
perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan manajemen. Selain itu,
efisiensi kegiatan operasional perusahaan dan kinerja perusahaan juga dapat
ditingkatkan. Akibatnya perusahaan dapat tetap bertahan dalam era informasi
serta mampu menghadapi persaingan pasar global. Beberapa keuntungan lain yang
diperoleh dari penerapan DSS bagi proses bisnis di PT. Coca-Cola Amatil
Indonesia sebagai berikut.
Mengoptimalkan penentuan tata
letak penempatan kulkas di outlet
Perusahaan melakukan investasi
miliaran rupiah di kulkas (Cold Drink Equipment) tentunya mengharapkan adanya
return yang sepadan atau melebihi nilai investasi tersebut. Optimalisasi penempatan
kulkas sudah selayaknya dilakukan agar mudah dijangkau oleh konsumen.
Membantu perusahaan dalam
melakukan forecasting.
Proses forecasting pasti
memerlukan indikator yang lain seperti tren penjualaan perusahaan dan faktor
eksernal seperti tingkat inflasi, suku bunga, dan nilai tukar rupiah.
Berdasarkan pembahasan yang telah
diuraikan terkait penggunaan DSS di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia, pentingnya
peranan DSS di PT. Coca-Cola Amatil Indonesia adalah memberikan kemudahan dalam
memproses data atau informasi bagi manajemen PT. Coca-Cola Amatil Indonesia
khususnya marketing dan research and development (R&D). Selain itu, DSS
membantu dalam penghematan waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah,
menghasilkan solusi dengan lebih cepat dan hasilnya dapat diandalkan dengan
data yang tersedia, serta mampu menyajikan berbagai alternatif. Kemampuan DSS
ini dapat dimanfaatkan untuk menyediakan bukti tambahan sebagai penjelasan
dalam memperkuat posisi manajemen terhadap penentuan strategi marketing dan
produk PT. Coca-Cola Amatil Indonesia di pasar. Penerapan DSS yang dilakukan di
PT. Coca-Cola Amatil Indonesia pun dapat meningkatkan produktivitas dan kontrol
implementasi dari manajemen.
Penggunaan DSS di PT. Coca-Cola
Amatil Indonesia memiliki peranan penting dalam mendukung proses pengambilan
keputusan khususnya di divisi marketing. Berbagai manfaat yang dirasakan
manajemen diantaranya mendukung program promosi pemasaran, membantu penterasi
pasar dan memahami prilaku konsumen, mengoptimalkan penentuan tata letak, dan
membantu perusahaan dalam melakukan forecasting. Potensi resiko aplikasi DSS
ini terjadi apabila perusahaan sulit mendapatkan data eksternal dari outlet
karena data merupakan komponen utama dan vital dalam pemanfaatan DSS ini. Oleh
karena itu dibutuhkan peningkatan kerjasama dengan outlet seperti membagi hasil
pengolahan data sehingga outlet dapat merasakan manfaat yang sama.
Struktur PT CCAI
Visi dan Nilai PT
CCAI - dikutip dari website PT. CCAI
Visi dan Nilai-Nilai kami
merupakan haluan aktivitas dan landasan budaya kami di CCAI. Kami memberikan
arah dan tujuan yang jelas untuk karyawan, menginspirasi mereka untuk
senantiasa meraih peluang, tumbuh dan berinovasi, berkolaborasi sebagai tim dan
berpikir kreatif.
- Visi
kami adalah menciptakan berjuta momen kebahagiaan dan peluang sehari-hari
-- inilah yang menyatukan tujuan kami, di mana pun kami berada.
- Nilai-nilai
kami adalah berterus terang dan terbuka, fokus pada hari ini dan esok,
mengambil inisiatif dan bertanggung jawab terhadap hasilnya.
Sumber :
http://haryo50e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2014/12/12/paper-sistem-informasi-manajemen/
https://www.academia.edu/11916937/Makalah_Organisasi_PT_Cocacola_Amatil_Indonesia
http://ikhsanfahrielectrical.blogspot.co.id/2016/05/laporan-kerja-praktek-tugas-khusus.html
https://www.scribd.com/doc/72321888/Struktur-Organisasi-Coca-Cola